timi天美传孟若羽

　　一、科研档案定义：

　　科研档案定义：就是医院在科研活动中直接形成的对医院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。科研档案包括科研综合档案和科研课题档案。科研课题档案主要包括开题准备、研究试验记录、总结鉴定、成果申报、推广应用等方面的材料。

　　二、科研档案归档

　　1、归档的含义：就是在科研社会实践活动中形成的能清晰、准确地反映当时当事的原始记录，对其中有现实和长远价值的文件材料整理移交档案室的过程。包括：纸质文字、图表、声像、电子、奖杯(状)等各种载体和各种记录形式的材料。所谓定期移交就是在现行文件材料运行完毕之后，按照有关规定归到档案部门集中保存，此时文件材料即转化为档案。

　　2、归档时间的规定

　　根据医院档案管理方面的有关规定：各部门形成的能按年度归档的文件材料，应在此年四月底前归档。

　　3、档案员应归档的材料

　　(1)上级机关下发的文件材料，由科研处承办的，由本部门档案员立卷归档。

　　(2)以科研处名义的发文，由本部门立卷归档。

　　(3)科研处向医院的请示(报告)，正文集相关的批复、批转的原件、原稿，由本部门立卷、归档。

　　(4)以科研处名义召开的全院性各种会议所形成的材料，由本部门立卷、归档。

　　(5)本部门与外单位分工合作完成的科研项目，由主办单位保存一整套档案，合作单位除保存自己承担任务有关的档案正本外，应将一份复制件交主办单位。

　　(6)反映本部门主要职能活动的奖杯、奖状、奖章等实物，要及时填写说明，编号登记，以备归档。

　　4、对归档文件材料的要求

　　归档案卷质量标准共有十条，即：“归档文件，齐全完整;分类清楚，保持联系;题名确切，容易查找;卷内排列，系统条理;保管期限准确;密级划分恰当;蓝图折迭，符合要求;卷皮书写，正楷整洁;案卷装订，整齐美观;声像资料，清除清晰。”

　　5、平时工作中文件材料的收集和保管注意事项

　　(1)在文件材料上报下发时，一定要留有备份;

　　(2)根据上级文件要求上报的文件，要将依据文件与上报文件放在一起保存;

　　(3)领导审核、签发的定稿(重要文件的修改稿)要与正文放在一起;

　　(4)平时要及时收集各岗位的重要文件，如需经常查阅的文件，可将原件收存保管，使用复印件传阅;

　　(5)在文件运行时要严格履行节约登记手续，确保文件材料不丢失;

　　(6)领导或重要学者参加重要会议带回的各种载体的文件材料，要及时索取;

　　(7)在文件运行时，要及时检查文件材料的用纸、书写和签字用笔等是否符合要求。对不符合要求的文件要及时退回重办。

　　6、文件运行过程中对文件材料的质量要求

　　(1)不能是复印件。因为复印件无法起到档案所具有的凭证作用。

　　(2)起草文件及签字时必须使用钢笔、签字笔或毛笔。其墨水的颜色为蓝色或黑色。禁止使用圆珠笔、铅笔，纯蓝色、红色墨水等;

　　(3)文件的各种信息应该齐全;

　　(4)纸张的质量应以有利于长期保管为标准。质地结实耐用，规格一般为础4。

　　(5)在左侧留出装订线。否则归档时还要再加装订边，不仅增添许多额外的工作量，对档案的保管也不利。

　　7、归档案卷的卷内文件材料分类

　　按年度分类

　　将文件按其形成或针对的年度分开，注意文件内容针对的时间。对有些时间上出现交叉的文件，归档原则是：

　　(1)年度计划、总结、报告、报表、奖励等文件材料，放在问题针对之年。

　　(2)上一年总结和下一年计划写在一起，可放在总结的年度。

　　(3)跨年度的规划和计划、预算，归入文件内容针对的第一年。

　　(4)跨年度的总结、报告、决算归入文件内容针对的最后一年。

　　(5)款年度处理完毕的文件归入办毕或结案的年度。

　　(6)跨年度的请示与批复，放在年度批复的年度。

　　按级别分类

　　将文件按其来源，分成上级、同级和下级，注意本部门与上、下级文件之间的关系，对于密不可分得应放在一起立卷。

　　(1)本部门的请示与上级的批复，下级的请示与本部门的批复，由本部门立卷。

　　(2)上级针对本部门的指示、通知、通报、批示、任免、命令等，和执行情况一起组卷，由本部门立卷。

　　(3)普发性的文件按文件来源(国家、部门、省、市)立卷。

　　按问题分类

　　总的原则：将文件按其内容所反映的问题分开，注意处理好不宜按问题立卷的文件材料。

　　(1)一个问题、一项工作、一起案件、一次会议形成的文件必须组成一卷或连续几卷。

　　(2)一份文件的正本与定稿、正件与附件、请示与批复、转发文与被转发文和多种文字形成的同一份文件，必须放在一起立卷。

　　(3)热转印、热敏纸的传真因其字迹极易消失必须复印后存档，并将传真件与复印件一起归档立卷。

　　8、文件密级的规定

　　文件共分为叁个密级：绝密、机密、秘密。

　　同一案卷内密级不同的，卷皮上应标注最高密级。

　　9、归档的流程

　　(1)预立卷

　　预立卷是档案员将本部门办理完毕的归档文件，分类存放在文件夹内的过程。

　　(2)整理组卷

　　文件材料在平时收集积累的基础上，按照归档范围，剔除无需归档的文件材料，检查文件完整性，然后将整理文件按照年度或问题等进行立卷。在此基础上，档案室同志进行预立卷的预审工作，通过预审后，才可以编页号、填写卷内目录和备考表，进行预卷的装订与书写案卷封面。

　　(3)移交档案 归档验收

　　档案室按照有关标准进行验收。不符和要求的档案，退回不予接收，并要求在一定期限内改正，验收合格的档案，交接双方在移交清单上签字，双方各执一份留存。

　　保密守则

　　为确保科学技术秘密，维护国家安全和经济利益，根据国务院批转国家科委、北京市科学技术保密条例，特制定我处(室)规定：

　　绝密文件和中央负责同志的内部讲话及对外发出、收进和内部转发的秘密文件、刊物、资料等严格登记、保管、严格履行交办手续。

　　秘密文件由专人进行拆封，拆封时要清点、核对份数。指定由领导同志亲自拆封阅办的绝密文件和电报，其他人不得拆阅。

　　秘密文件不擅自翻印、复制，因工作需要翻印秘密文件，要严格按批准权限办理。

　　参加会议人员带回的秘密文件和资料，交专人登记保存。因工作需要可向专人借阅，并进行严格登记。

　　保密项目的档案管理，应按《科学技术档案条例》规定办理，及时收集、整理，由档案管理人员集中，统一管理，并准确地标明密级。

　　因工作需要查阅绝密、机密技术档案、资料时，应得到本处领导的批准，在指定场所阅读，秘密级的应得到主管技术档案的同志的批准。

　　秘密级以上的技术档案、资料，一般不准翻印或摘抄。如需复印、摘抄时，绝密机密需本处领导的批准。秘密的需要得到主管技术档案的同志的批准。复印或摘抄完毕后或调离工作时，应由主管技术档案的同志负责追回并注销。

　　复印个人学历、资历、档案材料时，需有科主任签字，并得到我处领导及人事部门审批。

　　科研论文的原始资料在论文发表前定为阶段性保密，不得擅自带出本院，出国所带保密性资料需经上级领导批准。

　　加强印章管理，专人负责、从严掌握